Cómo enviar una copia del DNI sin que acabe donde no debe

Quién puede pedirte una copia y quién no

Identificarte no es lo mismo que quedarse una copia. Hay casos en los que una entidad está obligada por ley a conservarla, como los bancos y las entidades financieras por la normativa de prevención del blanqueo de capitales, o tu empresa cuando te contrata. En otros, la copia es una costumbre sin mucho fundamento: un gimnasio, una tienda que te tramita una garantía o un portal que podría comprobar tu identidad de otra forma.

El Reglamento General de Protección de Datos establece el principio de minimización: solo pueden tratarse los datos que sean necesarios para la finalidad concreta. Por eso tienes derecho a preguntar para qué la quieren, cuánto tiempo la van a conservar y con qué base legal la piden. Si la respuesta es «porque siempre lo hacemos», puedes negarte y ofrecer enseñar el documento en persona, o presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos. Esta guía es informativa y no sustituye a un asesoramiento legal.

Qué puedes tapar

Depende de para qué la pidan. La regla práctica es dejar visible solo lo que justifica la finalidad:

• Número de soporteEs el código alfanumérico de la esquina (empieza por letras y números, tipo «BAB123456»). Sirve para operar con el DNI electrónico y casi nunca hace falta en una copia; es de lo primero que conviene tapar.
• FirmaSi la copia es para acreditar quién eres, tu firma manuscrita no pinta nada y es justo lo que se reutiliza en documentos falsos.
• Nombre de los padres y lugar de nacimientoEstán en el reverso y rara vez son necesarios.
• Datos del reverso en generalMuchas veces basta con la cara frontal: pregunta antes de enviar las dos.

Para tapar de verdad no vale con poner un recuadro encima en el visor y guardar: en algunos editores el dato sigue debajo y se puede recuperar. Con el editor de PDF puedes cubrir los datos y marcar la opción de aplanar el documento, que convierte la página en una imagen y deja lo tapado realmente fuera del archivo.

Marca la copia con su finalidad

Es la medida más eficaz y la más sencilla: escribir sobre la imagen, en diagonal y sin tapar los datos identificativos, para qué entregas la copia y en qué fecha. Algo como:

«Copia para contrato de alquiler · 5 de octubre de 2026 · No válida para otros usos»

Una copia así pierde casi todo su valor para quien quiera reutilizarla en otra gestión, porque cualquier receptor posterior ve que está destinada a otra cosa. Además, si algún día aparece esa copia donde no debe, la marca indica de dónde salió. La herramienta de marca de agua para fotos trae un preajuste pensado para esto; si lo que vas a enviar es un PDF, usa la marca de agua para PDF.

Dos detalles que marcan la diferencia: la marca debe cruzar la zona de la foto y del número, sin llegar a impedir su lectura, y debe ser legible pero semitransparente. Si la pones en una esquina y pequeñita, se recorta en dos segundos.

Cómo enviarla

1. Usa el canal oficial. Si hay una sede electrónica, un área de cliente o un formulario seguro, usa eso antes que el correo. Evita WhatsApp y Telegram siempre que puedas: la imagen acaba en la galería del receptor, en sus copias de seguridad y, a veces, en grupos.
2. Entrega un PDF, no una foto suelta. Queda más profesional, admite la marca de agua y es el formato que piden casi todos los trámites. Puedes crearlo con JPG a PDF.
3. Envía solo lo necesario. Si piden el DNI, no mandes el expediente entero donde aparece además tu IBAN.
4. Borra las copias cuando acabe la gestión. Sobre todo las que queden en la galería del móvil o en la carpeta de descargas.

Señales de que algo no va bien

Desconfía si te piden la copia por mensaje privado en una red social, si quien la pide tiene prisa, si el correo viene de un dominio que no coincide con la empresa, si te piden el DNI y una foto tuya sujetándolo y datos bancarios para un proceso de selección, o si te lo solicitan antes de cualquier reunión o contrato. Las ofertas de empleo falsas y los alquileres fantasma funcionan exactamente así: reúnen documentación suficiente para suplantarte y desaparecen.

Si tu DNI ya ha circulado

Si sospechas que una copia tuya se ha usado para suplantarte, pon una denuncia cuanto antes: es el documento que te permitirá reclamar ante bancos, operadoras y ficheros de morosos. Revisa también tus datos en los sistemas de información crediticia y considera pedir el servicio de alertas de tu banco. Y para el futuro, acostúmbrate a entregar siempre copias marcadas: cuesta un minuto y evita que la misma imagen valga para todo.

Resumen en cuatro pasos

1. Pregunta para qué la quieren y si de verdad hace falta.
2. Tapa lo que no sea necesario con el editor de PDF.
3. Añade la marca con la finalidad y la fecha con la marca de agua.
4. Envíala por el canal oficial, en PDF, y borra las copias al terminar.