Cómo reducir el tamaño de un PDF para una sede electrónica

Primero: averigua cuál es el límite

No hay un límite único. Cada administración pone el suyo y suele estar entre 2 y 10 MB por archivo, con un máximo distinto para el conjunto del envío. El dato aparece en letra pequeña junto al botón de adjuntar o en las instrucciones de la convocatoria, y conviene leerlo antes de empezar, porque cambia la estrategia: no es lo mismo tener que bajar de 12 MB a 10 MB que de 12 MB a 2 MB.

Fíjate también en dos detalles que provocan rechazos aunque el tamaño sea correcto: los formatos admitidos (casi siempre PDF, a veces también JPG) y el número de archivos que puedes subir. Si te dejan adjuntar varios documentos, muchas veces es más fácil dividir que comprimir.

Por qué tu PDF pesa tanto

Un PDF de texto, el que genera Word o LibreOffice al exportar, ocupa muy poco: diez páginas pueden quedarse en 200 KB. Los archivos que dan problemas casi siempre tienen imágenes dentro, y ahí está el peso:

• Escaneos a demasiada resoluciónMuchos escáneres vienen configurados a 600 ppp y en color. Para un documento de texto, eso multiplica el tamaño sin aportar legibilidad.
• Fotos hechas con el móvilUna sola foto de 12 megapíxeles puede ocupar entre 3 y 6 MB, y un documento de cinco fotos se va a 25 MB.
• Páginas escaneadas en colorUn folio escrito en negro escaneado a color pesa varias veces más que en escala de grises.
• Documentos firmados digitalmente varias vecesCada firma añade información, y algunos gestores guardan además una imagen de cada página.

Lo que reduce el tamaño de verdad

1. Comprimir el PDF. Es el método más directo: se reduce la resolución de las imágenes internas manteniendo el formato y la estructura del documento. Con el compresor de PDF puedes elegir el nivel: empieza por el intermedio y solo baja al más agresivo si no te queda otra.
2. Reducir las fotos antes de crear el PDF. Si el documento nace de fotos del móvil, bájalas primero con el compresor de imágenes y luego únelas con JPG a PDF. Sale mucho mejor que crear un PDF enorme y comprimirlo después.
3. Volver a escanear con otros ajustes. Si tienes el papel a mano, escanear en escala de grises a 200 o 300 ppp suele dejar el archivo en una fracción del tamaño y el texto se lee perfectamente.
4. Dividir el documento. Cuando el formulario admite varios adjuntos, separar el PDF por bloques con dividir PDF resuelve el problema sin tocar la calidad.

Lo que no sirve

• Comprimir en ZIP o RARUn PDF ya está comprimido por dentro: meterlo en un ZIP apenas baja el tamaño y, además, la mayoría de las sedes no admiten archivos comprimidos.
• Cambiar la extensión del archivoRenombrar no modifica el contenido. El sistema lee el archivo, no su nombre.
• Quitar páginasSi el PDF pesa por las imágenes, eliminar dos hojas de veinte no cambia casi nada, y encima puedes dejar fuera documentación obligatoria.
• Hacer capturas de pantalla del PDFEmpeora la legibilidad y suele aumentar el peso.

Comprueba que sigue siendo válido

Comprimir mucho un escaneo puede dejar el texto emborronado, y una sede puede rechazar un documento que no se lee o, peor, aceptarlo y que lo rechacen después al revisarlo. Antes de enviar, abre el PDF comprimido y revisa tres cosas al 100 % de zoom: el texto más pequeño (los pies de página y las notas), los sellos y firmas, y los números, que son lo primero que se vuelve ilegible. Si algo no se lee, vuelve atrás y usa un nivel de compresión menor.

Si el documento lleva firma electrónica, ten cuidado: cualquier modificación posterior, incluida la compresión, invalida la firma. En ese caso no comprimas el archivo firmado; pide el documento original en un tamaño menor o consulta con el organismo.

El orden que mejor funciona

Si partes de papel o de fotos: ajusta las imágenes → conviértelas a PDF → endereza las páginas torcidas → únelo todo en un archivo → comprime si hace falta. Si partes de un PDF que ya tienes: comprime primero y, solo si no basta, divídelo en varios adjuntos.

Preguntas frecuentes

¿Por qué mi PDF de dos páginas pesa 9 MB?

Porque esas dos páginas son imágenes, no texto. Es lo que ocurre al escanear o al fotografiar un documento. La pista está en si puedes seleccionar el texto con el ratón: si no puedes, el PDF es una imagen.

¿La compresión cambia el contenido del documento?

No cambia lo que dice, pero sí la calidad de las imágenes. El texto escrito como texto no se toca; lo que se recomprime son las fotos y las páginas escaneadas.

¿Se suben mis documentos a algún sitio al comprimirlos aquí?

No. Todas las herramientas de esta web procesan los archivos dentro de tu navegador, así que el documento no sale de tu dispositivo. Es algo especialmente relevante cuando lo que vas a enviar lleva datos personales.